Organisation

Outils pour une organisation béton

Avant de se lancer dans les préparatifs d’un mariage, a fortiori un mariage à distance – coucou les filles à l’autre bout du monde ! – on ne se rend pas bien compte du temps et de l’énergie que cela représente. Ce n’est pas pour rien que le métier de wedding planner existe : organiser un mariage, c’est du boulot ! My Groom et moi aurions pu nous laisser facilement déborder sans notre léger penchant maniaque (ha ha ha <= rire sarcastique de nos témoins) et la mise en œuvre de quelques outils. Je vous propose de découvrir ces outils : bien entendu la liste n’est pas exhaustive, si vous avez d’autres idées, partagez-les en commentaire !

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Crédit photo : kaboompics.com

Les outils de communication

Une future mariée ça communique avec PLEIN de monde : des prestataires potentiels, des prestataires avérés, des témoins motivés, une administration débordée, des invités à relancer, … Oui, tout ça ! Et les mails s’accumulent vite ! Alors je vous conseille de créer une boîte mail spécial mariage, du style amelie.mygroom@gmail.com ou amelieetsongroomsemarient@gmail.com (je vous explique plus bas pourquoi il est intéressant de choisir Gmail).

La boîte mail dédiée est INDISPENSABLE pour les futurs mariés ! Tout d’abord, elle vous permet de ne pas faire déborder votre boîte perso avec les dizaines de mails que vous recevrez (si, si, je vous assure, cela se comptera par dizaines).

Ensuite, vous pourrez éviter de subir un wedding-harcèlement, notamment dans vos phases « J’envoie tout bouler », où il est déconseillé de vous parler devis et centres de table… Quoi, vous ne voyez pas de quoi je veux parler ? Vous verrez, c’est sympa….

Votre boîte mail dédiée vous permettra aussi de mieux organiser les mails ayant trait au mariage (avec des sous-dossiers “Prestataires”ou “Invités”, par exemple) et de ne pas transmettre votre adresse personnelle à une quantité invraisemblable de personnes. Bref, que des avantages !

Pour les filles qui organisent leur mariage depuis la Réunion, il n’y a pas vraiment besoin de plus : vos prestataires ne sont pas loin ! En revanche, si vous organisez votre mariage à distance, je vous conseille vivement d’installer Skype et de, peut-être, revoir votre forfait téléphonique. En effet, comprenant rapidement que j’allais passer de – très – nombreux appels vers la Réunion, j’ai changé d’opérateur mobile. Résultat : une facture mensuelle divisée par trois !

 

Google est votre ami

Il y en a des choses à gérer pendant les préparatifs ! Budget, emploi du temps, liste d’invités, … Et là, deux écoles s’affrontent : la version « papier » traditionnelle, et la version « ordinateur ». Je n’ai pas mis longtemps à choisir mon camp : vive l’informatique – et notamment Google Drive !

Vous ne le savez peut-être pas, mais Google n’est pas qu’un moteur de recherche, il met aussi des outils puissants à disposition. Pour pouvoir les utiliser, il suffit simplement de se créer une adresse Gmail (donc pensez-y pour votre adresse spécial mariage). Parmi les outils de Google, il y a le précieux Google Drive : il s’agit en fait d’un « bureau » en ligne où vous pouvez créer, stocker et partager des documents. L’idée est de mette tous vos tableaux « Budget », « Invités », « Planning » … sur Google Drive : cela permet d’y avoir accès depuis n’importe quel ordinateur (Qui a dit « Au bureau aussi » ?!  Je désapprouve totalement !), de faire les modifications en ligne pour n’avoir qu’une seule version « à jour », et de partager certains fichiers avec vos prestataires (planning du jour J, idées déco) ou vos témoins (liste d’invités). Honnêtement, je ne sais pas comment faisaient les mariés avant Google Drive !

Et après notre mariage, j’ai découvert un autre outil lié au compte Gmail : Google Photos, qui vous permet de partager les clichés du mariage avec vos invités. Vous stockez vos photos sur votre compte, les invités n’ont pas à créer de compte de leur côté (contrairement à Dropbox) : ils peuvent voir directement les photos et choisir lesquelles ils veulent télécharger (contrairement à WeTransfer).

Donc, je le répète : Google est votre ami ! … Et non, je n’ai pas d’actions chez eux !

 

Le classeur fourre-tout

Alors certes, je voue un culte à Google Drive, mais il reste quand même des impondérables au format papier : cartes de visite, prospectus, contrats, … Pour tout ceci, j’ai établi un « classeur mariage ».

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Crédit photo : photo personnelle

Dans mon classeur, j’ai pris sept feuilles blanches cartonnées pour me servir d’intercalaires. Sur chaque feuille, il y a la catégorie, ce que cette dernière englobe, puis… rien ! Juste beaucoup de place pour permettre d’avoir un endroit où noter les idées qui passent par la tête (et ainsi éviter la feuille volante, pire ennemi des futurs mariés). Derrière chaque intercalaire, il y a une pochette transparente pour y glisser tous les papiers plus ou moins importants (depuis le dépliant sur les dragées… jusqu’au contrat de mariage).

Mon classeur comporte sept catégories .

  • Cérémonie : tout ce qui est en lien avec l’église ou la cérémonie laïque
  • Formalités : mairie, notaire, …
  • Prestataires : photographe, DJ, coordinatrice, …
  • Invités : liste, cadeaux d’invités, plan de table, …
  • Décoration : exemples, échantillons, idées qui vous ont traversé l’esprit pendant votre réunion du matin et que vous devez noter vite, …
  • Soirée : repas, idées d’animation, de musique, …
  • Beauté : robe et costume, alliances, mise en beauté, …

Et comme chez La mariée des tamarins on aime bien chouchouter les futures mariées, je vous propose de télécharger directement vos intercalaires, prêtes à l’emploi !

Télécharger le classeur de mariage

 

Voilà quels ont été mes outils utiles au cours des préparatifs, je peux vous assurer qu’ils m’ont bien servi ! … Bon, j’avoue, cet article ne fait pas vraiment rêver – mais c’est cela aussi, l’organisation d’un mariage ! Allez, pour me rattraper, la semaine prochaine on parlera d’un outil beaucoup plus sympathique !

 


Et vous, comment gérez-vous l’organisation de ce grand jour ? Avez-vous des outils en particulier ?

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2 Commentaires

  • Répondre Sarah 17 novembre 2015 at 19:52

    Bonjour, je suis votre blog depuis son ouverture et il est très aidant. D’ailleurs je vous remercie pour votre classeur, je l’ai imprimé et il m’est très utile! Bonne continuation et longue vie à votre couple.

    • Répondre Amélie Tamarin 17 novembre 2015 at 21:48

      Oh merci, c’est très gentil ! Je suis vraiment ravie d’apprendre que le classeur a pu être utile. Bon courage pour la suite des préparatifs, et n’hésite pas si tu as des questions, elles peuvent être utiles pour tous les futurs mariés !

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