Organisation, Prestataires

Une coordinatrice pour le jour J : pourquoi, comment ?

Lorsque nous avons commencé à organiser notre mariage à distance, s’il y a bien un sujet sur lequel My Groom et moi sommes tombés d’accord en quelques secondes, c’est celui de la coordination de notre jour J : il était ÉVIDENT pour nous que nous devions embaucher un prestataire pour ce poste. Et la suite nous a donné raison : chaque mois, nous nous sommes félicités d’avoir pris cette décision et, avec le recul, je peux affirmer que c’est un des meilleurs investissements que nous ayons fait au cours de nos préparatifs.

Avez-vous déjà réfléchi à embaucher une coordinatrice ? Vous hésitez à ce sujet ? Laissez-moi vous donner nos arguments, ils pourraient vous être utiles !

 

Pause… C’est quoi une coordinatrice ?

Tout d’abord, je tiens à m’excuser : il existe bien évidemment des coordinaTEURS, mais ils sont rares. L’utilisation du féminin sera donc plus simple (et pour une fois que le féminin l’emporte, on va pas se gêner).

Ensuite, faisons bien la distinction entre les différents métiers : j’utilise ici le terme de coordinatrice, et non wedding planner. Le mot « wedding planner » désigne une personne en charge de TOUTE l’organisation de votre mariage : recherche des prestataires, suivi du calendrier, négociations… Cette personne peut également se charger de votre décoration, elle aura donc la casquette de « wedding designer », ou décoratrice. Or, dans cet article, je parle bien de la « coordinatrice » : il s’agit encore de la même personne, mais de deux rôles différents.

Une coordinatrice n’est là « que » le jour de votre mariage (je schématise). Elle a pour mission de vous épauler le jour J, en faisant le lien entre tous les prestataires et en gérant pour vous les imprévus. Elle est dans les coulisses, à s’occuper de la partie logistique, pour faire en sorte que vous soyez « juste » occupés à vous marier.

Maintenant que la distinction est faite, voyons pourquoi une coordinatrice est un investissement très rentable pour votre mariage.

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Mais pourquoi embaucher une coordinatrice ?!?

Le chef d’orchestre du jour J

Le premier rôle d’une coordinatrice… c’est la coordination – vous êtes heureuses d’être passées sur le blog pour lire ça, pas vrai ? En effet, votre coordinatrice va jouer le chef d’orchestre de votre grand jour, et ce n’est pas une mince affaire (surtout si vous multipliez le nombre d’invités et/ou de prestataires).

Votre coordinatrice va donc prendre contact avec chacune des parties prenantes de votre mariage : vous et votre chéri, les prestataires, les témoins… Avec toutes les informations collectées, elle va dresser la feuille de route de votre jour J, afin de définir le rôle de chacun et le moment auquel il intervient. Cela permet de répondre à l’avance aux innombrables questions  : à quelle heure commence la cérémonie ? qui aura les alliances ? sur quelle musique les mariés feront-ils leur entrée ? qui ira récupérer le bouquet ? qui installera la déco ? quand auront lieu les surprises prévues par les témoins ? …

Cette feuille de route n’est pas là pour mener tout le monde à la baguette, mais pour faire en sorte que tout se déroule de manière fluide, sans panique et sans loupés. Il est très agréable de se laisser porter le jour J et de simplement suivre les indications de la coordinatrice, qui est alors garante du bon déroulement de la journée. Pas de soucis de logistique, pas d’appels téléphoniques intempestifs, pas de coups d’œil stressés à votre montre : votre coordinatrice gère !

 

Un confort pour les mariés… et pour les invités !

Voici ZE argument à sortir si les mamans commencent à rechigner ! Non, la coordinatrice ne piquera la place de personne. Non, la coordinatrice ne va pas mener tout le monde à la baguette… Et non, la coordinatrice n’est pas un caprice de snob : c’est un vrai cadeau que font les mariés à leurs parents et leurs témoins.

Je me rappelle de S. (une lectrice), qui racontait qu’une de ses amies lui avait délégué tellement de tâches le jour de son mariage que S. n’avait même pas pu assister à la cérémonie : elle était occupée à gérer la logistique de la soirée… Vous aimeriez imposer cela à l’un de vos invités ?!?

La coordinatrice a pour objectif de s’occuper de tout ce qui est potentiellement désagréable le jour J : les aspects techniques, les bugs, les multiples questions, la gestion du planning … Or, tout ce dont elle se charge, c’est également tout ce que vos invités n’auront pas à gérer : ainsi, vos parents et témoins n’auront aucune pression et pourront profiter de votre mariage avec vous à 100%.

Alors faites bien passer le mot à vos parents (qui, en Réunionnais pur souche, pourraient voir d’un mauvais œil une « étrangère » s’immiscer dans le mariage de leurs enfants) : la coordinatrice est là pour faciliter la vie de tout le monde, et elle ne prendra la place de personne. Elle saura rester à la place que vous aurez définie ensemble. Vous souhaitez qu’elle participe à votre habillage ? Elle le fera. Au contraire, vous souhaitez rester en famille à ce moment ? Vous pouvez être sûres qu’elle s’éclipsera (et que pendant ce temps elle passera un coup de fil pour vérifier où en est la déco). Bref, elle sera à la place que vous lui accorderez, ni plus ni moins.

 

La gestion des imprévus

A notre mariage, comme à TOUS les mariages, il y a eu quelques bugs : le prêtre avait mal noté l’heure pour la cérémonie, il manquait des couverts pour l’un de nos invités, le DJ a commencé à mettre des musiques chelou… Mais à aucun moment nous n’avons paniqué, car nous savions que notre coordinatrice gérait tout cela. D’ailleurs nous n’avons été informés de certains couacs que plusieurs jours après le mariage, car elle œuvrait dans l’ombre, avant que les petits soucis ne deviennent d’énormes problèmes difficiles à gérer.

Votre mariage est une journée tellement riche, vous aurez tellement envie d’en profiter, vous aurez tellement d’émotions à gérer, que déléguer tous les imprévus à une prestataire est un confort extraordinaire. Une coordinatrice ne saura pas empêcher les couacs, car il y en a toujours. Mais elle saura faire en sorte que personne n’ait à s’en occuper : ni les mariés, ni les témoins, ni qui que ce soit.

 

Un contact unique pour les prestataires

Mise en situation. Vous recevez un appel de votre traiteur, qui aimerait bien savoir comment sont équipées les cuisines de votre lieu de réception. Il aimerait également savoir quand arrivera le gâteau de mariage que vous avez commandé chez un pâtissier. D’ailleurs, le pâtissier en question est censé décorer le gâteau avec les mêmes fleurs qui seront utilisées pour votre décoration : il aimerait donc avoir les infos de la décoratrice, qui elle-même souhaite savoir à partir de quelle heure elle peut venir tout installer sur le lieu de réception… Fin de la mise en situation, et de votre montée de stress

Je vous ai perdues ? Normal. Mais dites-vous bien que ce dernier paragraphe représente à peine 10% de toutes les interactions à gérer entre vos prestataires et vous. Or, avec une coordinatrice, tout est simple : les seules informations à donner se résument à son nom et son numéro de téléphone. Après, ce sera à elle de faire transiter les informations, et de vérifier que tout ce petit monde s’est bien compris.

C’est pour cela que, si vous habitez hors de l’île, travailler avec une coordinatrice est une option à envisager sérieusement. En effet, la communication avec vos prestataires est d’autant plus complexe que vous êtes à distance : une coordinatrice sur place facilitera grandement les échanges. Pour la petite histoire, c’est en constatant la montagne de travail que nous allions imposer à notre unique témoin habitant à la Réunion… que nous avons opté pour une coordinatrice. Ce n’était pas à Ultimate Témoin de pâtir des 10 000 km qui nous séparent de l’île !

Vous l’aurez compris, traiter avec tous vos prestataires demande du temps et une bonne dose d’organisation. C’est pour cela qu’une coordinatrice consciencieuse prendra contact avec vous plusieurs mois avant le jour J. Il y a tout un travail en amont, de récolte et de transmission des informations, qui est nécessaire. Vous imaginez un chef d’orchestre découvrant la partition alors qu’il est déjà sur scène ?! Impossible !

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Conseils pour choisir une coordinatrice de choc

Ça y est, vous êtes presque convaincues ? ^^ Si non, commencez à faire le planning de votre jour J, et voyez si vous faites ou non une petite crise d’angoisse : cela pourrait vous décider vite fait… Si vous êtes convaincues, voici quelques pistes pour trouver votre coordinatrice !

  • Bien entendu, la coordination du jour J représente un coût non négligeable : alors, dès que possible, vérifiez si vous pouvez vous permettre cette dépense, quitte à moduler un peu les sommes prévues sur les autres postes (parce que c’est un investissement TRÈS rentable !). Pour info, le tarif moyen d’une coordinatrice à la Réunion est de 1000 €.
  • Au début de l’article, j’ai fait la distinction entre « wedding planner » et « coordinatrice ». Si vous faites appel à une wedding planner pour l’organisation complète, pas de problème : le jour J fait partie du package. En revanche, si vous optez uniquement pour la coordination, vous devrez chercher parmi les wedding planner qui proposent l’option « Coordination seule ». Ce n’est pas toujours le cas !
  • Le feeling doit être un élément indispensable dans votre choix. En effet, la coordinatrice sera votre interlocutrice principale pendant de nombreuses semaines et portera l’organisation de votre jour J : vous devez donc être capable de lui faire une confiance aveugle, et la communication doit être fluide. Si, dès le premier rendez-vous, vous avez l’impression de ne pas vous comprendre : FUYEZ !
  • Une coordinatrice impliquée et fiable souhaitera comprendre vos personnalités, saisir l’ambiance que vous souhaitez pour votre mariage, contacter chacun de vos prestataires : tout cela demande du temps. Donc lorsque vous contactez une coordinatrice potentielle, demandez-lui comment s’organisera votre collaboration : elle devrait vous proposer des rendez-vous réguliers, plusieurs semaines en amont du jour J. Si, au contraire, la réponse est « Je vous recontacterai quelques jours avant le mariage, y’a le temps! »… : fuyez (bis) !

 

Conclusion (rapide parce que l’article est déjà super long)

Il y avait beaucoup à dire pour cet article, mais je tenais vraiment à vous expliquer à quel point vous avez tout intérêt à dépenser (en moyenne) 1000 € dans la coordination de votre jour J. Le seul élément qui nous avait freiné dans notre choix, c’était ce qu’allaient en dire nos proches (parce que bon, à la Réunion, il y a encore des traditions qui ont la vie dure…). Mais aujourd’hui, avec le recul, nous n’avons aucun regret sur ce point, et c’est pour cela que je le recommande à toutes les futures mariées : PRENEZ UNE COORDINATRICE !

 


Crédit photo : Abigaïl Morellon

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6 Commentaires

  • Répondre Lily 30 mars 2016 at 19:34

    Coucou Amélie !
    C’est grâce à toi que j’ai compris la différence entre wedding planner et coordinatrice. Pour tout te dire, avant de commencer les préparatifs de notre mariage, je ne savais pas qu’il était possible de distinguer ces deux termes ^^ Je trouve ça génial d’avoir cette possibilité de pouvoir compter sur quelqu’un pour coordonner cette journée si importante et stressante. Cela permet de vraiment profiter pleinement de son mariage 😉 Je suis contente d’avoir ton retour d’expérience à ce sujet, merci pour cet article très complet !
    Bisous

    • Répondre Amélie Tamarin 30 mars 2016 at 21:07

      Ah mais c’est normal de ne pas connaître tous les termes, le monde du mariage est VRAIMENT un monde à part avec son propre langage ! Effectivement, le fait de ne pas être obligé de prendre le « full package » pour avoir un coup de pouce le jour J, c’est une belle opportunité. Je suis heureuse d’avoir pu t’éclairer ^^

  • Répondre Nanakie 30 mars 2016 at 20:08

    Nous n’avions pas pris de coordinatrice, mais j’avoue que par moments elle nous aurai bien aidé! Je pense au traiteur qui voulu subitement visiter la salle et ses cuisines à une semaine du Jour J pour voir si ça lui convenait (hum!), le pâtissier qui était fâché avec ce même traiteur et ne voulait pas lui parler (il fallait donc un intermédiaire), la brioche tellement énorme qu’elle ne passait pas les portes… Des petits soucis que j’aurai apprécié ne pas avoir à gérer!
    Voilà un métier intéressant mais ô combien stressant!

    • Répondre Amélie Tamarin 30 mars 2016 at 21:20

      Je suis d’accord, ce métier doit être hyper stressant ! Se dire que tout le succès d’une journée repose uniquement sur soi… brrrrr, il faut des nerfs d’acier ! Quand je lis vos déboires, ils me font sourire (le pâtissier qui ne veut pas parler au traiteur, OMG !), mais j’imagine que vous n’aviez PAS DU TOUT envie de rire à ce moment… C’est pour ce genre de situation que je trouve les 1000 € d’une coordinatrice totalement rentables !

  • Répondre Little Girl Blue 5 avril 2016 at 20:18

    Coucou Amélie !
    Encore un article très intéressant. Et encore une fois, tu prêches une convertie ! Nous avions déjà décidé de prendre une coordinatrice afin de profiter à fond du jour J, surtout vu le temps qu’il nous reste pour tout caler (eh oui, faut que je t’écrive, notre situation s’est enfin débloquée pour de bon !!!).

    • Répondre Amélie Tamarin 5 avril 2016 at 23:25

      Oh super nouvelle, je suis contente pour vous !!! Effectivement, j’attends des détails ^^

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